1° KPI – Número de fornecedores e dependência

Este KPI acompanha a evolução de quantos fornecedores a sua empresa possui.

Confiar em poucos fornecedores e não diversificar suas fontes cria um alto risco de dependência e possíveis problemas adicionais se um deles sair no último momento.

Portanto, trabalhar com um bom leque de fornecedores é essencial para a sobrevivência do negócio!

Assim, esta métrica ilustra a evolução do número de fornecedores prospectados ao longo do tempo. 

Quanto mais você prospectar, maiores são as chances de reduzir custos, achar produtos de qualidade e diminuir sua dependência para os atuais fornecedores.

Logo, com um número bom de fornecedores por produto, estratégias de compra e relacionamento com fornecedores podem entrar em prática.

2° KPI: Ciclo de compras ou lead time

Este KPI mede o intervalo de tempo entre o início de uma solicitação de compras e o recebimento do produto ou matéria-prima.

Em outras palavras, é quanto demora o processo desde o seu início (envio da solicitação da cotação) ao final do processo (entrega do produto solicitado).

Portanto, para este KPI, indicamos que você defina uma quantidade de dias ideal em que o leadtime deve ser. Se você perceber que aparecem falhas repetidamente ao longo do tempo, devem ser tomadas medidas.

Então, este KPI é ótimo para saber como está a eficiência do seu processo de compras. Desse modo, a ideia é reduzir o tempo de entrega o máximo possível sem perder em qualidade.

3° KPI: Savings/Redução de custos

Quem não gosta de reduzir custos, não é mesmo?

A redução de custos é central entre os KPIs de compras. Ele mede as economias que você realizou em termos de gerenciamento de custos em determinado período.

O objetivo principal neste KPI é monitorar sua redução de custos ao longo do tempo, sempre tentando aumentá-la a longo prazo.

Você pode mensurá-los facilmente comparando diretamente os custos antigos com os novos para o mesmo produto.

Esmiuçando esse dado, você pode também dividir a redução de custos por categoria de fornecedor e ver quem é seu fornecedor parceiro.

Existem muitas práticas recomendadas a serem adotadas para reduzir os custos, como: otimizar o gerenciamento do ciclo de vida do fornecedor, aumentar a eficiência aproveitando a análise da cadeia de suprimentos ou treinar a equipe sobre como economizar custos e negociar.

Por fim, é uma métrica chave para a alta administração, pois tem influência direta na demonstração do resultado da empresa.

4° KPI: Custo por ordem de compra

Essa métrica representa os custos médios de processamento de um pedido, desde a criação da compra até o fechamento da fatura.

Os custos para processar o pedido de compra podem incluir uma grande lista conforme a empresa.

Portanto, ao medir essa métrica, tudo se resume ao que você decide considerar: qual o custo médio para processar um pedido de compra.

Nesse sentido, a ideia é melhorar a eficiência do ciclo de compra e pagamento, evitando assim erros e reduzindo custos.

5° KPI: ROI do setor de compras

O tão famoso Return on Investiment (ROI).

O ROI de compras difere do ROI normal, normalmente calculado com a fórmula:

ROI = (ganho de investimento – custo de investimento) / custo de investimento

Portanto, para calcular o ROI de compras, você precisa utilizar a seguinte fórmula:

ROI compras =  economia anual de custos do setor / custo interno anual de compras

Para muitos profissionais do setor, este é o mais importante de todos os KPIs de compras, porém não é o melhor e deve ser analisado juntamente com outras métricas.

É uma boa métrica, porém cuidado. 

Mesmo que apresente inúmeros benefícios, ela tem alguns aspectos que merecem revisão, como não incluir a redução de custos.

Além disso, se os investimentos em compras forem baixos, provavelmente você irá avaliar, principalmente, as grandes economias de custos, sem evitar outras melhorias na cadeia de valor.

Desse modo, definir o ROI de compras 10 vezes mais do que os investimentos internos do departamento de compras é um bom começo.

6° KPI: Taxa de defeitos do fornecedor

A taxa de defeitos do fornecedor é usada para avaliar a qualidade individual de um fornecedor.

Medir as taxas de defeitos do fornecedor e decompô-las com base no tipo de defeito, oferecerá insights sobre a confiabilidade do fornecedor.

Assim sendo, essas taxas são medidas em defeitos por milhão. No entanto, é preciso que ela seja adaptada para o cenário da sua empresa, ou seja, defeitos por mil, dez mil e cem mil.

Para calcular essa KPI, é necessário utilizar a seguinte fórmula:

Taxa de defeitos do fornecedor = Número de produtos abaixo do padrão / Número total de unidades testadas

Tenha em mente avaliar e acompanhar sempre as diferentes taxas de defeitos entre seus fornecedores e identifique as que apresentam melhor desempenho e quais são mais confiáveis.

7° KPI: Pareto ou Curva ABC

Baseado no gráfico de Pareto, este importante KPI demonstra graficamente onde o setor de compras ou a empresa deve focar seus esforços em busca de resultados que geram o maior impacto possível.

Nela, você pode analisar vários aspectos como: qual o produto mais comprado com base nas quantidade totais, quais insumos representam os seus maiores gastos, qual o prazo mais estabelecido em relação a produtos ou fornecedores, em qual setor ou qual produto/fornecedor se conseguiu maiores savings, dados de estoque, entre outros.

Estrategicamente, ela é crucial para se avaliar onde as melhorias geraram os maiores impactos.

Portanto, a curva ABC interpreta os dados nas seguintes classes:

• A: de maior prioridade, 20% desses itens correspondem a 80% do valor;
• B: ainda relevantes, 30% desses itens correspondem a 15% do valor;
• C: de menor importância, 50% desses itens correspondem a 5% do valor.

Por fim, um plano de ações focado na classe A levará a uma redução de custos ou nos maiores impactos, contudo a priorização de itens de classe C fará com que os recursos sejam utilizados de maneira incorreta, gerando pouco progresso nos resultados da empresa e até gastos desnecessários.

Em resumo, a curva ABC  mostra quais são os itens que necessitam de maior atenção por parte da gestão e que podem influenciar positiva ou negativamente todos os resultados da empresa.

8° KPI: Indicadores de Prazo e Preço

Imagine você saber qual o prazo médio que você consegue por produto ou por fornecedor? Seria bom não é?

Sabendo esse número, você pode trabalhar essa importante métrica que reflete muito no fluxo de caixa e, consequentemente, nas finanças da empresa.

Portanto, quanto maior o prazo, melhor para a empresa, pois vai adquirir o insumo e pagar em “suaves” prestações.

E agora, imagine você saber o preço por unidade de cada produto ao longo do tempo?

Não seria interessante você saber identificar se as sazonalidades ou como a quantidade comprada influencia no preço por unidade e em suas compras?

Tendo estes dois dados em mãos, o objetivo deste KPI é reconfigurar sua estratégia de compra, seja identificando e tentando conseguir melhores prazos ou observando o que influencia o preço de compra de suas matérias-primas, planejando suas compras em métricas reais e com base em dados concretos.

9° KPI: Conformidade de Fornecedores

Os fornecedores atendem aos seus requisitos?

A conformidade nas compras representa o conjunto de acordos básicos que uma empresa e um fornecedor estabelecem.

Isso resulta em vários requisitos, como: tempo máximo de reação em caso de qualquer problema, disponibilidade de fornecedores para sua empresa, tempo de entrega, ofertas especiais de desconto, entre outros.

Além disso, essa KPI é um componente essencial para fornecer orientações e insights sobre os processos e participa da economia de custos por meio de melhores negociações com fornecedores.

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