O setor de compras é a espinha dorsal de qualquer empresa, responsável por garantir que as operações continuem rodando com o menor custo e maior qualidade. No entanto, muitas organizações ainda confiam no arsenal clássico de e-mails, planilhas e telefonemas.

Se você e sua equipe passam mais tempo gerenciando o processo do que negociando, este artigo é para você. Listamos os 7 sinais claros de que sua gestão de compras precisa urgentemente de uma ferramenta especializada, como a Proxpect.

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1. Falta de Visibilidade e Status Desconhecido

Você já precisou ligar ou enviar dez e-mails para descobrir o status de um pedido crucial?

Em um sistema baseado em e-mail, as informações ficam presas em caixas de entrada individuais. Se um comprador está de férias ou ausente, a informação desaparece com ele.

• O problema: Seu time gasta um tempo precioso em follow-ups manuais.
• O que a Proxpect resolve: Uma visualização centralizada e em tempo real do status de cada requisição (pendente, cotação, aprovada, comprada, recebida). Transparência imediata para todos os envolvidos.

2. Erros Constantes e Pedidos Duplicados

A compra de materiais errados, a falta de padronização nas especificações ou, pior, a compra do mesmo item duas vezes são custos invisíveis que corroem sua margem de lucro.

Planilhas desatualizadas ou mal formatadas são um terreno fértil para esses deslizes. O erro humano é inevitável quando o processo não é guiado.

• O problema: Custos elevados com trocas, devoluções e estoque parado devido a erros na requisição e no pedido.
• O que a Proxpect resolve: Fluxos de aprovação obrigatórios e catálogos padronizados que garantem que apenas itens e quantidades corretas cheguem ao fornecedor.

3. Desperdício de Tempo em Tarefas Operacionais

Se o seu comprador sênior, com alto poder de negociação, gasta a maior parte do dia copiando e colando dados de e-mails para planilhas e vice-versa, você tem um problema de produtividade.

O setor de compras deve focar em estratégia, não em administração de dados.

• O problema: Baixa produtividade e foco desviado das atividades que realmente geram valor (negociação e análise de mercado).
• O que a Proxpect resolve: Automação de etapas, desde o envio do pedido de cotação até a consolidação das propostas, liberando a equipe para o trabalho estratégico.

4. Auditoria e Compliance Inexistentes

Quem autorizou essa compra? Essa requisição passou por todas as etapas de aprovação necessárias? Qual é o histórico de desempenho deste fornecedor?

Quando o processo está espalhado por e-mails e arquivos locais, a rastreabilidade é quase impossível. Isso expõe a empresa a riscos de compliance e torna as auditorias um pesadelo.

• O problema: Falta de rastreabilidade para auditorias, o que pode resultar em multas ou fraudes internas.
• O que a Proxpect resolve: Um rastro de auditoria impecável e automático. Cada ação, aprovação e mudança é registrada, garantindo total conformidade com as políticas internas.

5. Orçamento “Estourado” Descoberto Tarde Demais

Muitas empresas controlam o orçamento de compras no final do mês, quando o financeiro fecha o balanço. Nessa hora, já é tarde para reverter gastos excessivos.

Sem um sistema que verifique o saldo orçamentário no momento da requisição, você está comprando no escuro.

• O problema: Descontrole orçamentário e stress no fechamento do mês.
• O que a Proxpect resolve: Validação Orçamentária em Tempo Real. O sistema impede que a requisição siga adiante se o valor exceder o limite orçamentário do centro de custo.

6. Negociações Fracas por Falta de Histórico

Seus compradores têm dificuldade em acessar o histórico de preços e as condições de compras anteriores?

O poder de barganha de um comprador depende da sua visão sobre o volume total de compras e o melhor preço histórico já pago. Planilhas desorganizadas escondem esse poder.

• O problema: Pagar mais caro por não ter dados concretos para negociar descontos por volume.
• O que a Proxpect resolve: Histórico de Compras centralizado e analítico. Seus compradores podem provar o volume total de spend e exigir preços mais competitivos com base em dados.

7. O Pavor da Gestão de Fornecedores

A planilha de fornecedores está desatualizada. Muitos estão com cadastros incompletos, certificações vencidas ou dados bancários errados.

Uma gestão ineficiente de fornecedores aumenta o risco de compliance e atrasa o processo de cotação e pagamento.

• O problema: Risco de contratar fornecedores não qualificados e atrasos no processo de pagamento.
• O que a Proxpect resolve: Um Portal de Fornecedores Unificado onde eles mesmos atualizam seus dados e compliance. Mais segurança e menos trabalho para a sua equipe.

Chegou a Hora de Subir de Nível

Se você se identificou com a maioria desses 7 sinais, é um indicativo claro de que o e-mail e o Excel se tornaram obstáculos, e não ferramentas, para a eficiência do seu setor de compras.

Uma solução como a Proxpect não é apenas um custo, é um investimento estratégico que transforma o setor de compras de um centro de custo burocrático em um centro de valor e economia para a empresa.

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