O problema da descentralização de informações nas compras
Antes de falar um pouco da centralização e controle total das informações, vamos primeiro falar da descentralização das informações e seus problemas para a organização.
Imagine você, comprador, com meta para bater no final do mês, com a tarefa árdua de prospectar novos fornecedores, negociar, fazer a gestão de suas próprias métricas, pensar em estratégias para cada fornecedores com dados imprecisos e ainda ter que responder 5, 6 e até mais que 7 fornecedores por produto cotado, seja por Whatsapp, Linkedin, e-mail ou telefone?
Só de ler isso, já gerou uma confusão.
Você já pensou quanto tempo poderia usar para fazer coisas que realmente impactem seu trabalho e seu setor?
De acordo com nosso time de especialistas, são mais de 3 horas por dia que você desperdiça juntando e analisando informações diversas, sem contar nas ferramentas inapropriadas para fazer isso.
Gerenciar clientes, fornecedores, funcionários e ainda o seu setor é uma tarefa crucial, porém sabemos que é de extrema dificuldade.
Neste sentido, a comunicação interna e o fluxo de informações são processos que devem andar em harmonia para o bom andamento do negócio.
No entanto, vários são os casos de empresas que possuem diversos meios para se comunicar, negociar e fechar negócios no setor de compras.
Contudo, como utilizam softwares ou meios inadequados, muita informação se perde, ou pior… as informações demoram a ser processadas ou são traduzidas em má análises, gerando resultados insatisfatórios.
Sabemos que, no setor de compras, é produzida uma quantidade gigante de informações e que são codificadas e enviadas por meio das mais diversas ferramentas.
Porém, não é por conta disso que temos que deixá-las desorganizadas, correto?

Resultado da descentralização de informações
Como subentendido nos parágrafos anteriores, a informação descentralizada acontece quando há diversos meios de comunicação dentro da empresa ou no mesmo setor, como o de compras.
Assim, quando a organização não padroniza o meio de se comunicar, dificilmente terá bons resultados, uma vez que a interpretação da comunicação é essencial para qualquer business.
Desta maneira, elencamos apenas alguns dos impactos da descentralização de informações no setor de compras:
- Perda de produtividade do setor;
- Falta de uniformidade;
- Falta de insumos/matéria-prima para a produção;
- Controle ineficiente de dados, seja da cotação, negociação ou compras;
- Desperdício de recursos;
- Necessidade de sempre rever as decisões tomadas, ou seja, retrabalho;
- Perda de informação;
- Baixa qualidade nas negociações e em tomadas de decisão;
- Maior custo operacional.
Ainda que não citamos os impactos no relacionamento entre gestores e equipe de compras, como perda de confiança, estresse e ansiedade ao gerenciar tanta informação.

Como deveria ser na prática?
Na prática, todo o setor de compras deveria ter suas informações canalizadas em um só lugar, simples assim!
Tudo precisa funcionar dentro de uma estrutura coerente e de maneira centralizada.
Assim, os resultados do setor e, consequentemente, da empresa, irão surgir.
Uma boa organização no fluxo de informações faz com que o trabalho seja mais ágil, sem perdas e minimizando os erros.
Além do mais, uma boa organização nos processos de compras com a aplicabilidade de filtros para pesquisar por cotação, produto, fornecedor, preço ou ainda checar seu histórico de negociação e suas respostas, podem tornar tudo mais eficaz.
Se pensou que não poderia melhorar…
Imagine poder gerenciar facilmente mais de 50 respostas de cotações por dia, sem perda de informação!
Imagine não receber ligações de fornecedores perguntando se uma cotação de 15 dias atrás já foi fechada?!
Quanto tempo não teria para focar em coisas importantes e que agregam valor?!
Ainda, ao passo em que as organizações estabelecem bons processos no controle e gestão das informações, os colaboradores começam a sentir a diferença, criando mais confiança, ânimo e vontade em gerar melhores resultados, pois sabem que agora possuem as ferramentas certas.

Benefícios da centralização das informações!
Já vimos, em pouco tempo, que as informações centralizadas tendem a gerar muitos benefícios para a empresa.
Portanto, listamos alguns benefícios que a centralização de informações proporciona:
- Informações concentradas e canalizadas em um único portal;
- Redução de custo;
- Melhora na tomada de decisão;
- Melhora nas negociações;
- Otimização do tempo;
- Maior organização e eficiência;
- Menos incômodo de fornecedores;
- Controle e armazenamento da comunicação;
A Proxpect pode ajudar você a centralizar informações!
A Proxpect, além de ser focada para o setor de compras industrial, possui uma equipe orientada em trazer soluções inteligentes para este setor.
Uma das premissas é a centralização e canalização de todas as informações necessárias para se tomar as melhores decisões e gerar bons resultados para a sua empresa.
Quer saber mais? Entre em contato com o nosso time de especialistas e descubra como podemos te ajudar a gerenciar e controlar suas informações de maneira eficaz.
Estaremos esperando por vocês!