Muitas empresas possuem dificuldades no momento de estruturar o seu setor de compras, prejudicando o andamento organizacional e consequentemente, influenciando no resultado mensal.

Está perdido com tanta correria que não consegue dar conta do recado? Está sem tempo para responder fornecedores? Está perdido em tantas negociações? Seu fornecedor atrasou material ou insumo?

Pois bem, se você se identifica com algumas destas perguntas, este artigo é para você. Nele vamos abordar como se estruturar um setor de compras!

Muitas empresas e pessoas têm essa dúvida e recorrem a nossos especialistas com esta pergunta.

1° Passo: Defina o modelo de negócio para o seu setor de compras

Ou seu setor de compras é centralizado ou descentralizado 

Mas o que isso significa?

Quando a organização é pequena, são exigidos poucos funcionários para comprar produtos e serviços, ou seja, geralmente as empresas centralizam as compras.

Contudo, conforme a organização cresce, as compras podem se tornar descentralizadas em diferentes departamentos.

Tudo isso depende de qual é o seu segmento, qual o tamanho de sua empresa, se tem filiais, a localização geográfica e até mesmo questões culturais.

Veja neste exemplo como uma empresa com setor descentralizado funciona:

Se você estiver fabricando um produto, as matérias-primas são compradas pelo departamento de produção. Em paralelo, as compras relacionadas a TI, são feitas pelo departamento de TI e assim por diante.

Nesse sentido, a descentralização possui como vantagem a desburocratização das compras nas empresas, justamente por não responder a um setor de compras. Está precisando de tal insumo ou produto e está dentro do budget? Ok, vai lá e compra.

Porém, esta abordagem, se mal feita, potencializa a criação de grandes gaps, uma vez que cada departamento pode tratar os fornecedores de uma forma e a gestão e controle podem ser complicada. 

Já a centralização das compras garante que elas sejam direcionadas em um único lugar/departamento.

Esta abordagem, apesar de parecer burocrática, caso planejada e implementada corretamente, pode-se obter grande produtividade e eficiência durante todo o processo.

A gestão e o controle dos custos geralmente são mais simples, pois é o setor de compras que comanda e define as metas e ações.

Em resumo, cada empresa tem seu jeito de trabalhar. Portanto, descubra qual faz mais sentido para a sua empresa tendo em vista o que foi dito acima.

2° Passo: Defina as políticas de compras

Aqui você deve começar fazendo duas listas:

• Um com os colaboradores aprovados para fazer compras ou aprovar despesas (certifique-se de incluir requisitos ou limites de compra);
• Outro com procedimentos para todas as compras da empresa. Não seja complicado ou engessado demais, mantenha-o mais simples que puder. Você também deve definir alguns limites para despesas que não exigem uma autorização para compra.

Algumas empresas, por exemplo, têm políticas segundo as quais os funcionários não podem aceitar presentes ou favores de fornecedores que possam influenciar as decisões de compra de uma pessoa. 

Estabeleça as políticas que se aplicam à empresa e ao setor no qual se faz negócios.

3° Passo: Crie o processo de compras da sua empresa

Quem inicia um processo de compra? São vários departamentos para as necessidades individuais?

Para estabelecer um processo, primeiro você deve decidir se deseja um departamento de compras centralizado ou um departamento de compras  descentralizado.

Também é importante lembrar que você precisará de um departamento de recebimento e procedimentos associados ao recebimento de mercadorias em relação a um pedido de compra.

Para manter o processo de gerenciamento de compras justo, transparente e eficiente, um bom entendimento do fluxo do processo é fundamental. 

Logo, estabeleça o processo ideal para sua empresa e após isto, indique para cada processo os seus inputs e outputs.

Inputs e Outputs

Inputs e outputs podem ser requisitos, restrições, documentos, informações, autorizações de compra, ordem de compra, pedido de compra, a própria mercadoria, entre outros.

Todo processo de gestão de compras envolve vários elementos, incluindo:

• Identificação da necessidade da compra;
• Pedido de compra;
• Cotação;
• Negociação e fechamento com fornecedor;
• Emissão ordem de compra e entre outros documentos;
• Recebimento da mercadoria;
• Aprovação pagamento; e
• Pagamento.

As etapas acima são o que geralmente observamos em empresas. 

Portanto, se não se adequar ao da sua empresa, não tem problema. Existem processos mais curtos e outros mais longos.

Outros aspectos a se considerar na criação do processo de compras são:

• Pesquisas de fornecedor; 
• Análise de valor; 
• Administração de contrato; 
• Monitoramento/avaliação do pedido;
• Manutenção de registros.

Também pode-se incluir a definição de limites de gastos que não exigem um pedido de compra ou uma autorização. 

Enfim, cada empresa adequa-se de acordo com sua cultura e situação governamental.

4° Passo: Escolha uma plataforma de compras

Você deve considerar as plataformas de compras como uma ferramenta para ajudá-lo a organizar, agilizar e gerenciar as tarefas demoradas e repetitivas.

Além disso, a plataforma certa deve estar dentro do seu orçamento, e o mais importante, ser amigável.

Investir em uma plataforma é um investimento de longo prazo, por isso, a ferramenta certa deve ser escalonável e tão útil hoje quanto no futuro, quando seu negócio se expandir ou precisar ser reduzido.

Portanto, levantamos algumas perguntas a serem respondidas quando for escolher uma plataforma de compras:

• Possui todas as funcionalidades de que você precisa?
• Está adaptado ao tamanho da sua organização?
• Está dentro do seu orçamento?
• É fácil de implementar?
• Pode ser adotado sem esforço pela equipe?
• Consigo fazer minha gestão de fornecedores?
• Consigo reduzir custos com a plataforma?
• Como é o suporte ao cliente da plataforma?

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5° Passo: Construa um time

Neste passo, comece se perguntando:

Qual é o papel da equipe de compras e quais devem ser seus principais objetivos?

Essas devem ser as primeiras perguntas que você deve fazer ao embarcar na jornada de construção de uma equipe de compras.

Para te ajudar, a seguir estão algumas das principais funções de uma equipe de compras:

• Redução de custos e controle de custos;
• Conformidade/compliance;
• Gerenciamento de riscos;
• Disponibilidade do produto;
• Gerenciamento e estratégias para com fornecedores.

É fundamental que você alinhe os objetivos de aquisição com os da organização.

Definir objetivos claros para o novo departamento de compras é o primeiro passo para isso. Você pode usar esta linha de base para identificar as habilidades que sua equipe deve ter para cumprir os objetivos da organização.

Principais funções do time de compras

Sua equipe de compras deve cumprir as seguintes funções:

1. Aquisição e compras: acompanhamento de início ao fim do processo de compra;
2. Sourcing estratégico: envolve trabalhar com fornecedores para negociar melhores preços;
3. Gestão de contratos: fornecimento de modelos de contrato padrão para diferentes produtos e serviços adquiridos por sua organização;
4. Análise de dados e relatórios: análise de dados e relatórios.

Além disso, confira alguns skills que você deve procurar e ter no seu departamento:

• Negociação;
• Experiência em estratégias com fornecedores;
• Análise de dados;
• Conhecimento do setor;
• Empatia;
• Colaboração e saber trabalhar com equipes.

6° Passo: Estabeleça objetivos e implemente seus OKRs

Após criar suas metas em alinhamento com os objetivos da empresa, o próximo passo é comunicá-los à sua equipe. 

O Objectives and Key Results (OKR) é uma metodologia de gestão focada em simplificar a definição e rastreamento dos objetivos e resultados-chave de uma empresa. Assim, essa metodologia dá uma direção clara e parâmetros mensuráveis para a conquista dos números ideais. 

Aliado ao OKR, tem-se também as Key Performance Indicators (KPIs). Esta maneira de contabilizar os objetivos estabelece a forma de medir o que deve ser melhorado, buscando manter um nível de eficácia dentro de cada área. Ou seja, é possível definir metas para cada objetivo e resultado-chave e medir essas metas com os KPIs.

Em suma, usa-se o OKR para precisar seus objetivos macros da empresa e de cada setor, já os KPIs para destrinchar esses objetivos macros em micro objetivos.