Certamente você já ouviu falar da importância da automatização de processos.

Atualmente é um dos assuntos mais abordados no mercado e gera diferenciais competitivos gigantes. 

A automatização vem sendo empregada em várias organizações e é considerada um dos pilares da Indústria 4.0.

Portanto, neste artigo trouxemos a definição de automatização de processos, sua importância e os benefícios que pode gerar para a sua empresa.

Imagine que:

Sua empresa conseguir reduzir custos, aumentar a produtividade, melhorar processos e procedimentos internos e diminuir falhas a um nível muito próximo a zero.

Para empresas que buscam, frequentemente, automatizar suas atividades, este é um cenário bem plausível de se atingir. 

No entanto, para as outras empresas que, por algum motivo não conseguem mecanizar seus processos, irão, sem dúvidas, enfrentar grandes desafios para manter a competitividade devido a intensa concorrência no mercado.

Portanto, a automatização de processos, por mais simples que seja, pode gerar grandes resultados para a empresa.

O que é a automatização de processos?

A automatização de processos nada mais é que a racionalização, otimização e mecanização dos processos que conduzem uma organização a atingir suas metas e objetivos.

Em resumo, nesse processo as tarefas que são manuais e trabalhosas são trocadas por softwares ou aplicações que reduzem consideravelmente a execução dessas atividades, acelerando a produtividade.

Geralmente estes softwares utilizam programação, inteligência artificial, machine learning e entre outras ferramentas. 

Benefícios da automatização de processos

Vamos falar um pouco dos benefícios que a automatização irá trazer a sua empresa. São eles:

• Otimização dos processos de produção, reduzindo as tarefas manuais e que não agregam valor a empresa;
• Monitorar e controlar resultados e informações em tempo real, auxiliando na tomada de decisões; 
• Controle de todo o processo para fins gerenciais ou de auditoria;
• Integração de dados e informações entre setores de uma mesma empresa, aumentando a eficiência no fluxo de trabalho e diminuindo o risco de falhas na comunicação ou na execução das atividades.
• Obter relatórios com indicadores úteis para a gestão em tempo real.
• Identificar e sanar pontos de ineficiência e desperdícios de recursos e focar na automatização e no desenvolvimento de soluções para ações que gerem valor ao cliente e a empresa.
• Minimizar ao máximo o risco de falhas no processo.
• Redução do tempo entre as atividades.
• Padronização na operação de processos internos, especialmente em relação a ISO 9.001.

Como automatizar os processos da sua empresa

Vamos a um exemplo prático de como a automatização pode ser usada na sua empresa, especialmente você que trabalha no setor de compras.

O exemplo que vamos utilizar é: Solicitar e analisar cotações.

Comumente, essa é uma tarefa muito corriqueira e geralmente sobrecarrega todo um setor de compras, pois são muitas cotações para serem enviadas, analisadas e negociadas. 

Algumas empresas gerenciam manualmente ou de forma ineficaz mais de 50 cotações dia!

Recentemente, a equipe da Proxpect concluiu que: 

OU o setor encaminha e-mail e depois “se viram” para analisar as mais de centenas de respostas, sendo que estas são respondidas de maneira descentralizada, ou seja, no whatsapp, e-mail, skype e entre outros… 

OU as cotações são enviadas por ERPs totalmente engessados e que até automatizam processos, porém não são especializados e focados no setor de compras, tornando suas tarefas ainda mais complicadas. 

Adicionalmente, imagine as tratativas e as negociações que podem ocorrer nos diversos meios citados e sem controle qualquer? 

E se você quiser comprar um produto de um fornecedor e o resto de outro? Como fazer isso em apenas alguns clique e de forma intuitiva e sem confusão? 

E se quiser saber o total de savings de forma automática? Já viu a bagunça né?

Assim, você pode estar perguntando: 

Como a minha vida poderia ser simplificada?

Simples… usando a tecnologia para integrar sistemas, encurtar processos manuais e trabalhosos e cruzar os mais diversos dados obtidos! 

Sendo assim, com a tecnologia empregada, temos somente as seguintes etapas: 

• O comprador solicita cotação de diversos produtos para fornecedores do Brasil todo;
• Os fornecedores respondem a solicitação de acordo com a disponibilidade de seus produtos;
• O comprador pode analisar, de maneira simples, todas as respostas elaboradas pelos fornecedores. Aqui o comprador, com apenas alguns cliques, pode escolher comprar diferentes produtos de diferentes fornecedores com diferentes fretes, condições de pagamento e até mesmo negociar!
• No carrinho, o comprador analisa os produtos escolhidos e fecha a compra enviando a ordem de compra.

Vale ressaltar que todo o processo é centralizado e controlado dentro do software, facilitando e muito, na gestão de compras das empresas.

Em apenas algumas horas você pode ter prospectado mais de 20 fornecedores para um mesmo produto, negociado com eles e fechado sua compra em apenas alguns cliques… tudo isso de maneira ágil e simples.

Não sabe onde encontrar um software assim?

Calma! Trouxemos aqui uma dica de um software especializado em gestão de compras para você automatizar os processos da sua empresa e reduzir custos.

A Proxpect!

Este software nasceu com o DNA de automatizar processos no setor de compras industrial.

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