Muitas empresas começam sua trajetória organizando as compras em planilhas de Excel. No início, funciona. Mas, conforme o volume de pedidos aumenta e a equipe cresce, o que era uma ferramenta de organização se torna um gargalo invisível.
Se você sente que sua equipe de suprimentos passa mais tempo preenchendo células do que negociando estrategicamente, este artigo é para você.
O “teto de vidro” das planilhas
As planilhas possuem uma limitação técnica e operacional. Elas não foram feitas para gerir fluxos de trabalho complexos. Quando o setor de compras depende delas, a empresa atinge um “teto de vidro”: você quer crescer, mas a operação não aguenta a carga.
Aqui estão os 4 sinais de que a planilha está matando a sua eficiência:
1. Descentralização de dados (Onde está o arquivo final?)
Quem nunca abriu um arquivo chamado compras_atualizado_V3_final_REVISADO.xlsx? O risco de erro humano, duplicidade de dados e a perda de histórico são gigantescos. Sem uma fonte única da verdade, as decisões são tomadas com base em informações obsoletas.
2. Falta de Compliance e Rastreabilidade
Em uma auditoria, como você prova que escolheu o fornecedor X em vez do Y? Em uma planilha, qualquer dado pode ser deletado ou alterado sem deixar rastro. A falta de um log de atividades deixa a empresa vulnerável a fraudes e erros de governança.
3. Ocultamento do “Saving” real
Calcular o saving (economia) em planilhas é um trabalho manual exaustivo. Muitas vezes, o gestor só descobre o resultado financeiro do mês semanas depois que ele acabou. Sem dados em tempo real, perde-se a agilidade para corrigir rotas e aproveitar oportunidades de mercado.
4. Processos manuais não escalam
Se para dobrar o volume de compras você precisa dobrar o número de pessoas digitando dados, seu modelo de negócio está com problemas. A tecnologia deve permitir que o comprador foque na estratégia e relacionamento, não no preenchimento de formulários.
A Transição: Do Reativo ao Estratégico
Sair da planilha para uma plataforma como a Proxpect não é apenas uma mudança de software, é uma mudança de mentalidade.
A automação não substitui o comprador; ela dá a ele os superpoderes necessários para ser um braço financeiro da empresa.
Ao adotar uma plataforma de gestão de compras, você ganha:
- Visibilidade 360º: Todos os pedidos, cotações e contratos em um só lugar.
- Agilidade no RFQ: Cotações enviadas e recebidas de forma padronizada.
- Inteligência de Mercado: Dashboards automáticos que mostram exatamente onde o dinheiro está sendo gasto.
Conclusão
Se a sua empresa pretende escalar nos próximos anos, a pergunta não é se você deve abandonar as planilhas, mas quando. O custo de manter um processo lento e propenso a erros é muito maior do que o investimento em tecnologia.
Quer ver na prática como eliminar as planilhas da sua rotina?
A Proxpect ajuda empresas a centralizar e automatizar toda a jornada de compras, garantindo mais economia e compliance.
