Setor de compras sob ponto de vista empresarial

Atualmente, os setores de compras da empresas são vistos, em sua maioria, como fontes de possíveis baixas reduções de custos.

E se dissermos para você que o setor de compras deve ter uma visualização diferente? De uma fonte de criação de valor, forte retorno sobre o investimento (ROI) e de um órgão estratégico para as organizações.

Afinal, você sabe onde está um dos mais consideráveis centros de gasto das empresas? 

É isso mesmo! No setor de compras. 

É nesse momento que vem a importância de pensar estrategicamente sobre este setor e ter uma melhor gestão de compras.

No entanto, as empresas querem que suas equipes de compras gerem valor além da economia de custos. 

Como resultado, os líderes de compras procuram, constantemente, maneiras de melhorar seu processo de compras e torná-lo mais sustentável e estratégico para a empresa.

No entanto, os gestores da empresa não querem e não devem tomar decisões sem os dados corretos. 

Para isso, surgem os KPIs.

O que são Key Performance Indicators?

Um KPI é um valor mensurável que rastreia todos os aspectos relevantes da obtenção ou compra de bens e serviços. 

Assim, um conjunto de KPIs permite ao departamento de compras controlar e otimizar:

• Quantidade de produtos e insumos comprados;
• Qualidade dos fornecedores e seus respectivos produtos;
• Fornecedores e sua gestão;
• Custos;
• Prazos;
• Fornecimento dos processos de compra;
• Leadtime do setor de compras.

Medir a eficiência de um processo de compras é importante, pois desempenha um papel crítico na cadeia de suprimentos no caso de uma crise econômica. Lembre-se: “Se você não pode medi-lo, não pode melhorá-lo”.

Embora a economia de custos seja um objetivo óbvio do desempenho das compras, ela não se restringe apenas a isso. 

Medindo o desempenho de um processo de compras, as organizações podem encontrar respostas para outras questões importantes, como:

• O que precisa ser melhorado?
• Onde está meu gargalo no setor de compras?
• Estamos tendo eficácia na negociação de prazos?
• As entregas estão dentro do previsto?
• Como nos comparamos com outras organizações?
• Estamos melhorando ou piorando em eficiência?

KPIs = Maximização de eficiência

Os KPIs permitem o monitoramento de suas metas, bem como concedem a oportunidade da avaliação entre o que foi previsto e o realizado dentro do setor de compras. 

Logo, a tomada de decisão fica mais fácil e ajuda a empresa a chegar nos seus objetivos.

Portanto, como resultado, pode-se traçar novos objetivos buscando a melhoria do departamento de compras a cada novo trimestre, semestre ou ciclo gerencial.

No entanto, quando se trata da tomada de decisão e acompanhamento de desempenho, como você pode ter certeza de que os KPIs rastreados são os mais importantes? A resposta é: somente obtendo um melhor entendimento das métricas e analisando os KPIs de compras usados pelos líderes do setor e estabelecendo princípios corretos de como formular esses KPIs.

Como formular seus próprios Key Performance Indicators (KPIs)

Uma das formas mais fáceis de saber se você possui bons KPIs é a correspondência desses indicadores às suas estratégias e, principalmente, aos da empresa.

A título de exemplo, uma das informações cruciais do setor de compras é analisar elaborar uma cuidadosa previsão de demanda e relacioná-la com uma boa programação de compra, com os pagamentos ajustados ao seu fluxo de caixa e à sua produção.

No entanto, perguntamos para você: como controlar isso? 

Ou melhor: como medir isso com o correto indicador?

A solução é criar um KPI que reflita a precisão dos pedidos, verificando o percentual de ordens de compra que foram cumpridas e comparando esse resultado com o giro de estoque. 

Outro exemplo é ver a dependência de fornecedores. 

Este pode ser um indicador muito importante para a empresa adequar suas estratégias com seus fornecedores. Afinal, é sempre bom contar com uma vasta gama de fornecedores.

Neste caso, basta fazer uma relação entre os top 5, 10, 15 dos fornecedores que você mais compra e dividir pela compra total do período (geralmente mensal). Assim, você já saberá quais fornecedores a sua empresa depende mais.

Eficiência, eficácia e alinhamento de objetivos

Os KPIs são indicadores essenciais para avaliar a eficiência, eficácia e o alinhamento com os objetivos organizacionais.

Assim, sua importância se estende por diversas áreas, fornecendo uma visão abrangente e mensurável das atividades de aquisição.

Portanto, ao implementar e monitorar esses indicadores de forma estratégica, as empresas podem aprimorar a eficiência, reduzir custos, fortalecer relacionamentos com fornecedores e, em última instância, contribuir para o sucesso global da organização.