O que é gerenciamento de fornecedores?

Em compras, o gerenciamento de fornecedores se refere ao processo metódico de gerenciamento e melhoria das interações com fornecedores terceirizados que fornecem bens ou serviços. 

Isso inclui avaliar os pontos fortes e as capacidades dos fornecedores em todo o seu ciclo de vida em uma organização em relação à estratégia geral de negócios.

De maneira geral, este processo visa descobrir e obter o valor máximo e reduzir os riscos.

Portanto, a gestão de fornecedores é a relação que se estabelece entre um comprador e um fornecedor, sujeita à obtenção e fornecimento de bens ou serviços à sua organização que, por sua vez, define o tipo de relação de trabalho que deve procurar desenvolver com os seus fornecedores.

Logo, o relacionamento com fornecedores é uma habilidade básica para todos os gerentes envolvidos em compras e suprimentos.

Visando melhorar os negócios e adicionar continuamente novas vantagens competitivas, as organizações são sujeitadas a confiar no gerenciamento e no relacionamento com o fornecedor, especialmente devido ao quão imprevisível o ambiente de negócios pode ser.

Assim sendo, garantir que você tenha um relacionamento forte e saudável com seus fornecedores permite que sua empresa alcance um serviço muito mais forte e aprimorado, além de permitir que você faça compras com eficácia.

Benefício de gerenciar bem os fornecedores

Inicialmente, ao colocar grande importância na gestão de fornecedores em compras e terceirização, as organizações podem se beneficiar obtendo:

• Maior qualidade de produtos ou serviços;
• Redução de custos;
• Estratégias e relacionamento com fornecedores de longo prazo;
• Mitigação de riscos de relacionamento e logística;
• O poder de tomar melhores decisões de negócios;
• Maior senso de controle e conhecimento do que está ocorrendo em sua cadeia de suprimentos.

Além disso, segundo um estudo da Deloitte:

“Organizações que posicionam sua cadeia de suprimentos como uma vantagem estratégica, oferecem resultados 70% melhores do que seus concorrentes, e que 79% dos ‘líderes na cadeia de abastecimento’ relataram um crescimento de receita ‘significativo’ que foi mais do que a média da indústria.”

Desse modo, o gerenciamento de fornecedores vai muito mais além de obter o melhor preço.

Portanto, se você não construir um bom relacionamento com este fornecedor, provavelmente ele te deixará na mão no médio e longo prazo, seja no não cumprimento de prazo, qualidade do produto, entre outros.

Em conclusão, para auxiliar você a melhor gerenciar os seus fornecedores, a seguir vamos abordar como é a implantação de uma coordenação de parceiros eficiente e que gere resultados para a sua empresa. Confira!

1. Faça controle os custos e busque sempre a lucratividade

O gerenciamento de qualquer empresa deve funcionar top-down.

Nesse sentido, ao trazer isso para o setor de compras, defina com seu departamento ou com os diretores da sua empresa, o limite de gasto para cada mês ou trimestre. A partir disso, trabalhe com este número.

Engana-se quem pensa que o gerenciamento de fornecedores não significa apenas monitorar aqueles que você já possui. De maneira idêntica, significa estar ciente de seus concorrentes e se eles podem ou não oferecer a você um relacionamento mais econômico.

Isso lhe dá o poder de renegociar antes das datas de renovação.

Além disso, outra forma de controlar seus custos é identificar exemplos de fornecedores, compras ou serviços duplicados. Se isso for evidente em sua empresa, você pode adotar uma abordagem de consolidação para economizar dinheiro.

2. Prospecte

A prospecção de fornecedores nunca termina.

Então, sempre procure achar novos fornecedores ou concorrentes do seu atual fornecedor. 

Faça uma lista. Crie um relacionamento com eles. Seu fornecedor pode não querer mais atender você. Visite o concorrente, se preciso.

Muitas empresas cotam com apenas 3 fornecedores.

Isto porque não sabem o poder de barganha de preço e prazo que podem ter se tiverem 5, 10, 12 respostas de cotação para um mesmo produto.

Definitivamente, a prospeção ajuda em todo o processo de negociação, inclusive no gerenciamento dos riscos.

3. A resiliência da cadeia de suprimentos e a continuidade dos negócios

A gestão de riscos é uma prioridade quando se trata de gestão da cadeia de suprimentos. 

Se qualquer parte da cadeia de abastecimento falhar, você pode ficar sem um serviço crítico.

Portanto, mantenha comunicação com seus fornecedores para que possa ser alertado rapidamente sobre quaisquer riscos novos, contínuos ou potenciais. Relatórios regulares de desempenho também podem ajudar nesta área.

Se esses eventos ocorrerem, envolva seus fornecedores em seu planejamento de continuidade de negócios e verifique se eles podem ou não ajudá-lo a fazer planos alternativos. 

Esses planos devem ser feitos com o objetivo de que as obrigações ainda estejam sendo cumpridas.

Então, quanto maior for sua parceria com seus fornecedores, mais eles estarão dispostos a solucionar seus problemas e mais resilientes você será em tempos difíceis.

4. Requisitos de conformidade e qualidade

Se sua empresa precisa atender aos padrões da indústria ou existe em um setor altamente regulamentado, você precisa trabalhar com fornecedores que possam apoiar seus esforços de conformidade.

No momento que for incluir avaliações de risco em seu processo de gerenciamento de fornecedores, você pode solicitar relatórios em tempo hábil, identificar riscos potenciais e mitigá-los antes que se tornem um problema significativo.

Em paralelo, visite seu fornecedor, entenda seu processo e verifique a qualidade do produto vendido, certificados, ISOs e entre outros documentos.

Nada melhor do que ir ao local e inspecionar como seus insumos ou matéria-prima são fabricados e como são os controles de qualidade.

5. Gerencie os riscos

Todas as organizações, independentemente do tamanho, sofrem interrupção da cadeia de suprimentos de alguma escala devido a questões de qualidade de bens ou serviços, dependência, imprevisibilidade de preço e muito mais.

No entanto, as empresas que possuem uma solução aceitável de gerenciamento de gastos podem prever e lidar melhor com essas interrupções.

Os diferentes tipos de riscos que uma empresa pode enfrentar quando se trata de fornecimento dependem especificamente das estruturas corporativas e de compras aplicadas. A segmentação de risco do fornecedor pode ajudar uma organização a identificar quaisquer riscos e atenuá-los de forma eficiente.

Como forma complementar, a implementação estratégica de ferramentas, como a Matriz Kraljic, pode ser aplicada para segmentar fornecedores com base nas ameaças que eles apresentam e no valor que eles propõem no seu processo.

À medida que as empresas buscam melhorar as operações e a resiliência dos negócios, a importância da gestão de riscos do fornecedor e da resiliência da cadeia de suprimentos fica mais evidente.

Como saber se estou no caminho certo para ter um bom gerenciamento de fornecedores?

Um processo eficaz de gestão de fornecedores deve sustentar todo e qualquer relacionamento com terceiros.

Há uma série de atividades que pertencem a um processo de gestão de suprimentos, incluindo:

• Criar contratos, negociar termos e chegar a acordos;
• Combinando metas de negócios compartilhadas;
• Definição de KPIs de gerenciamento de fornecedores, monitoramento de desempenho e relatórios de entrega;
• Monitoramento de conformidade, incluindo itens como solicitação de relatórios SOC, por exemplo, e certificados relevantes;
• Avaliar fornecedores potenciais e buscar o mais adequado, com base nos critérios de cada produto e negócio;
• Resolve disputas;
• Revisão de contratos de terceiros antes das datas de renovação; e
• Comunicar-se regularmente com os principais contatos e fazer análises de negócios.

Alguns KPIs de graça para seu gerenciamento de fornecedores

Os KPIs do fornecedor devem ser definidos no início do relacionamento e o desempenho do fornecedor deve ser avaliado periodicamente em relação a eles.

Exemplos de KPIs do fornecedor incluem:

• Entrega: Foi tudo dentro do prazo? Qual o prazo médio de entrega do produto?
• Inovação: Eles fizeram melhorias no design do produto?
• Risco: Eles estão em conformidade com os regulamentos?
• Custo: Com que frequência eles aumentaram o preço? Qual o prazo médio que eles oferecem? Quanto eu dependo de um fornecedor?
• Prospecção: Quantos concorrentes ou fornecedores foram encontrados ou relacionados no período?
• Qualidade: Houve alguma falha operacional?
• Satisfação do cliente: Quais foram os níveis de reclamações e como foram tratadas? Houve algum feedback ou avaliação interna do fornecedor?

Esses insights são inestimáveis, permitindo que você identifique áreas para melhoria e otimização. Ao maximizar o desempenho do fornecedor, sua empresa se beneficiará de melhores resultados gerais.